이 글을 3줄로 요약하면
· 프린터가 켜져 있는데도 '오프라인'으로 표시되는 건 윈도우가 프린터 상태를 확인하지 못했다는 표시라, 프린터가 고장 났다는 뜻과는 거리가 있어요.
· 원인은 연결이 실제로 끊긴 경우, 포트에 적힌 주소와 상태 조회가 어긋난 경우, 드라이버와 인쇄 스풀러 쪽, 윈도우 설정이 프린터를 오프라인으로 묶어 둔 경우의 네 갈래예요.
· 아래 증상 판별표에서 자기 상황을 먼저 찾고 해당 원인 섹션만 따라가면 되고, 드라이버 문제인지 포트 문제인지 가르는 절차는 일곱 번째 섹션에 따로 뒀어요.
프린터 전원이 들어와 있고 프린터 자체 화면에도 아무 오류가 없는데 윈도우에서만 오프라인으로 뜨는 일이 꽤 잦아요. 이 상태는 프린터가 꺼졌다는 뜻이 아니라 윈도우가 프린터의 상태를 확인하는 데 실패했다는 표시에 더 가까워요. 그래서 전원을 껐다 켜는 것만 반복하면 며칠 뒤 같은 자리로 돌아오죠. 이 글은 해결 방법을 순서대로 나열하는 대신, 증상으로 원인을 먼저 좁힌 뒤 그 원인에 맞는 조치만 하는 순서로 정리했어요. 메뉴 이름과 화면 문구는 한국어판 윈도우 표기 그대로 썼어요.
목차
프린터 오프라인은 정확히 무슨 뜻인가
'인쇄가 안 된다'와 '상태를 못 읽는다'는 전혀 다른 단계예요.
윈도우의 프린터 목록에 붙는 오프라인은 인쇄 결과가 아니라 상태 표시예요. 윈도우는 인쇄 작업을 보낼 때만 프린터와 통신하는 게 아니라, 목록을 그릴 때도 프린터에 "지금 어떤 상태냐"를 물어봐요. 이 물음에 답이 돌아오지 않거나 답이 오긴 왔는데 해석할 수 없는 모양이면 프린터 이름 밑에 오프라인이 붙어요. 프린터가 켜져 있고 연결까지 되어 있는데도 오프라인으로 표시되는 상황이 별도 문제로 다뤄지는 이유가 여기에 있죠.
네트워크 프린터라면 이 물음이 오가는 통로가 포트예요. 윈도우가 네트워크 인쇄 장치에 쓰는 기본 통로는 표준 TCP/IP 포트, 즉 표준 포트 모니터인데 이 포트는 문서를 보내는 길과 상태를 읽는 길을 따로 씁니다. 문서는 RAW 또는 LPR 인쇄 프로토콜로 보내고, 장치의 구성과 자세한 상태는 SNMP로 읽어요. RAW로 보낼 때 쓰는 기본 TCP 대상 포트는 9100이고, 대상 장치와 SNMP를 구성할 수 없으면 LPR 프로토콜로 넘어가면서 대상 포트 515로 인쇄해요.
길이 둘로 나뉘어 있다는 점이 이 오류를 이해하는 핵심이에요. 인쇄를 보내는 길은 살아 있는데 상태를 읽는 길만 막히면, 인쇄는 되면서 목록에는 계속 오프라인으로 남는 이상한 상태가 나와요. 반대로 상태만 잘 읽히고 인쇄 데이터가 안 나가는 경우도 있죠. 옛 방식인 LPR 포트 모니터는 단방향으로 단 하나의 오류 상태만 보고했지만, 표준 포트 모니터는 SNMP를 써서 더 자세한 상태와 오류를 보고해요. 용지 없음 같은 오류를 구분해 주는 것도 이쪽이에요.
놓치기 쉬운 한 줄
오프라인은 고장 표시가 아니라 상태 조회 실패 표시예요. 그래서 프린터를 새로 사거나 수리를 맡기기 전에 볼 곳이 네 군데나 남아 있어요.
USB로 직접 연결한 프린터는 사정이 좀 달라요. 이때는 포트가 네트워크 주소가 아니라 USB 포트를 가리키므로, 오프라인은 대개 케이블·포트 자체나 드라이버 쪽에서 나옵니다. 같은 글자가 떠 있어도 무선 프린터와 USB 프린터에서 볼 곳이 갈리니까요. 다음 섹션의 판별표에서 이 갈림길부터 정리해 뒀어요.
증상으로 원인 먼저 좁히기
자기 상황에 가까운 줄을 찾고 오른쪽 칸의 섹션으로 바로 넘어가면 돼요.
아래 표는 오프라인 표시가 뜨는 상황을 증상별로 묶은 거예요. 한 증상에 원인이 둘 이상 걸칠 수 있으니 먼저 볼 항목부터 확인하고, 그래도 풀리지 않으면 다음 원인으로 넘어가면 됩니다. 특히 언제부터 오프라인이 됐는지가 가장 강한 단서예요. 공유기를 만진 뒤인지, 윈도우 업데이트 뒤인지, 아무 일도 없었는데 갑자기인지에 따라 볼 곳이 완전히 달라져요.
| 증상 | 유력한 원인 | 먼저 볼 항목 |
|---|---|---|
| USB로 연결했는데 오프라인이고, 케이블을 다른 구멍에 꽂으면 잠깐 잡혔다 다시 풀림 | 케이블·USB 포트 등 물리 연결 | 원인 A → 케이블과 다른 USB 포트 |
| 무선 프린터인데 집에 공유기가 여러 대거나 확장기를 쓰는 중 | PC와 프린터가 서로 다른 네트워크에 붙음 | 원인 A → 같은 네트워크인지 확인 |
| 공유기를 바꾸거나 정전 뒤 재부팅한 다음부터 오프라인 | 프린터 IP가 바뀌어 포트가 옛 주소를 가리킴 | 원인 B → 프린터 IP와 포트 주소 대조 |
| 인쇄는 정상으로 나오는데 목록에서만 계속 오프라인 | 상태를 읽는 SNMP 쪽만 막힘 | 원인 B → 포트 구성의 SNMP 항목 |
| 윈도우 업데이트나 드라이버 설치 뒤부터 오프라인이고 인쇄 작업이 큐에 쌓임 | 드라이버 호환성·인쇄 스풀러 | 원인 C → 드라이버 업데이트와 롤백 |
| 인쇄 큐 창 제목에 '오프라인' 또는 '일시 중지'가 붙어 있음 | 윈도우 설정이 프린터를 오프라인으로 묶어 둠 | 원인 D → 오프라인으로 프린터 사용 해제 |
| 여러 프린터 중 특정 하나만 오프라인이고 문서가 엉뚱한 곳으로 감 | 기본 프린터가 다른 장치로 잡혀 있음 | 원인 D → 기본값으로 설정 |
표에서 원인이 하나로 좁혀지지 않으면 일곱 번째 섹션의 절차를 먼저 따라가는 편이 빨라요. 같은 프린터를 포트만 새로 만들어 한 번 더 추가해 보고, 이어서 드라이버만 갈아 보는 방식으로 두 후보를 분리할 수 있으니까요. 무엇을 눌러야 할지 모르겠다면 윈도우 11에서는 도움말 보기 앱의 자동화된 프린터 문제 해결사를 먼저 돌려 보는 것도 방법이에요. 진단이 자동으로 실행되면서 흔한 프린터 문제를 스스로 손대 보고, 거기서 풀리면 아래 단계는 건너뛰어도 되죠.
어느 원인이든 가장 먼저 할 일은 프린터의 전원 순환이에요. 프린터를 끄고 플러그를 뺀 다음 30초쯤 기다렸다가 다시 연결하고 켜는 것만으로 상태 표시가 정상으로 돌아오는 경우가 적지 않아요. 여기서 해결되면 원인을 더 파고들 필요가 없고, 며칠 안에 또 오프라인이 되면 그때부터 아래 원인 섹션으로 내려가면 돼요.
하지 말 것
오프라인이 떴다고 곧바로 드라이버를 지우고 제조사 통합 설치 프로그램을 다시 돌리는 순서는 권하기 어려워요. 원인이 포트 주소나 네트워크 쪽이면 설치가 끝난 뒤에도 같은 자리로 돌아오고, 그 사이 기존 포트 설정과 기본 프린터 지정만 날아가요.
원인 A연결이 실제로 끊겨 있는 경우
돈도 위험도 들지 않는 확인이라 여기부터 지우고 들어가는 게 순서예요.
프린터에 불이 들어와 있다는 것과 PC까지 길이 이어져 있다는 것은 다른 얘기예요. 특히 무선 프린터는 공유기 전원이 한 번 나갔다 들어오면 다시 붙지 못한 채로 남아 있을 때가 있고, USB 프린터는 케이블이 반쯤 빠져 접촉만 되는 상태에서도 전원은 멀쩡하게 들어오죠. 아래 네 가지는 순서대로 밟으면 십 분 안에 끝나고, 무엇보다 시스템을 건드리지 않아요.
1프린터 전원을 완전히 껐다 켜기
프린터를 끄고, 플러그를 뺀 다음, 30초 정도 기다린 후 프린터를 다시 연결하고 전원을 다시 켜요. 대기 전원이 남아 있으면 네트워크 모듈이 초기화되지 않으니 스위치만 누르는 것으로 끝내지 말고 플러그까지 빼는 편이 확실해요.
2유선이면 케이블과 USB 포트 바꿔 보기
프린터의 USB 케이블이 프린터와 PC 양쪽에 제대로 꽂혀 있는지 보고, 다른 USB 포트에 옮겨 꽂아 포트 문제를 배제해요. 전면 포트나 허브를 거치고 있었다면 메인보드에 직접 붙는 뒤쪽 포트로 옮겨 보는 것도 같은 확인이에요.
3무선이면 프린터의 무선 연결 테스트 돌리기
프린터의 무선 옵션이 켜져 있고 쓸 수 있는 상태인지 먼저 봐요. 대부분의 프린터에는 무선 연결을 쓸 수 있을 때 파란 무선 아이콘이 켜지는 단추가 있고, 무선 연결을 시험하는 메뉴 항목도 들어 있어요. 단추와 메뉴 위치는 모델마다 다르니 프린터와 함께 온 설명서나 제조사 웹사이트에서 확인하면 돼요.
4PC와 프린터가 같은 네트워크인지 확인하기
무선 액세스 지점이나 확장기를 쓰거나 SSID가 따로 나뉜 공유기를 여러 대 쓰는 환경이면, PC가 프린터와 같은 네트워크에 연결되어 있을 때만 프린터를 찾고 설치할 수 있어요. 2.4GHz와 5GHz가 다른 이름으로 갈려 있는 집이 특히 여기에 걸려요. 프린터가 붙은 쪽 이름으로 PC를 옮겨 붙여 보면 바로 판별되죠.
프린터 상태에 오프라인이 아니라 "Printer in error state"가 떠 있다면 프린터 쪽 문제일 가능성이 커요. 전원 순환과 연결 확인으로 풀리지 않을 때는 용지와 잉크가 부족하지 않은지, 덮개가 열려 있지 않은지, 용지가 걸려 있지 않은지를 먼저 보는 쪽이 맞아요.
이 방법이 안 통하는 경우
전원을 껐다 켜고 케이블과 네트워크까지 확인했는데도 윈도우에서만 오프라인이면 물리 연결 쪽은 아니에요. 공유기를 만진 적이 있거나 인쇄는 되면서 표시만 오프라인이면 원인 B, 업데이트 뒤부터 시작됐다면 원인 C, 큐 창에 오프라인·일시 중지 표시가 붙어 있으면 원인 D로 넘어가면 됩니다.
원인 B포트에 적힌 주소와 상태 조회가 어긋난 경우
네트워크 프린터에서 오프라인이 가장 많이 나오는 자리예요.
표준 TCP/IP 포트는 프린터를 이름으로 기억하지 않고 주소로 기억해요. 포트가 들고 있는 값은 프린터의 IP 주소나 호스트 이름, 문서를 보낼 프로토콜(RAW 또는 LPR), 포트 번호, LPR 큐 이름, 그리고 상태를 읽을 때 쓰는 SNMP 커뮤니티 이름과 SNMP 사용 여부, SNMP 장치 인덱스예요. 이 중 하나만 실제 프린터와 어긋나도 상태 조회가 실패하고 목록에는 오프라인이 붙어요.
가장 흔한 어긋남은 IP 주소예요. 공유기는 보통 DHCP로 주소를 빌려주는데, 공유기를 바꾸거나 정전으로 재부팅되거나 프린터를 오래 꺼 둔 뒤 다시 켜면 프린터에 다른 주소가 배정될 수 있어요. 윈도우에 만들어 둔 포트는 그 사실을 모른 채 옛 주소를 계속 두드리니까 프린터는 멀쩡한데 오프라인이 되죠.
1프린터에서 현재 IP 주소를 뽑아내기
네트워크 프린터는 대부분 자기 네트워크 설정을 종이에 인쇄하거나 조작부 화면에 띄우는 기능을 갖고 있어요. 그 값이 지금 프린터가 실제로 쓰는 주소예요. 메뉴 이름과 위치는 모델마다 달라서 프린터 설명서나 제조사 지원 페이지를 보고 찾는 편이 빨라요.
2그 주소가 PC에서 응답하는지 확인하기
작업 표시줄 검색에 cmd를 입력해 명령 프롬프트를 열고, 프린터 주소를 넣어 응답을 봐요. 회신이 오면 PC와 프린터 사이 네트워크는 살아 있다는 뜻이라 남은 후보가 포트 설정이나 상태 조회 쪽으로 좁혀져요.
주소는 1단계에서 확인한 값으로 바꿔 넣어요. 회신 대신 요청 시간이 만료되었습니다가 계속 나오면 주소가 바뀌었거나 프린터가 아직 네트워크에 붙지 못한 상태예요.
3포트가 가리키는 주소를 열어 대조하기
지금 쓰는 포트가 어느 주소를 가리키는지는 프린터 속성 창의 포트 탭에서 볼 수 있어요. 체크된 포트를 고르고 포트 구성을 열면 프린터 이름 또는 IP 주소, 프로토콜과 포트 번호, SNMP 관련 값이 한 화면에 나와요. 여기 적힌 주소가 1단계 값과 다르면 그게 오프라인의 원인이에요.
주소가 다를 때 고치는 방법은 두 가지예요. 포트 구성에서 주소만 새 값으로 바꿔 넣는 쪽이 가장 간단하고, 포트가 여러 개 섞여 지저분하다면 표준 TCP/IP 포트를 하나 새로 만들어 그 포트로 옮겨 붙이는 쪽이 깔끔해요. 뒤쪽 방법은 원래 포트를 지우지 않고 남겨 둘 수 있어서, 잘못 잡았을 때 되돌리기도 쉬워요.
4프린터 주소를 고정해 재발을 막기
주소를 고쳐 놓아도 DHCP가 또 다른 값을 내주면 몇 주 뒤 같은 일이 반복돼요. 공유기에서 프린터의 주소를 늘 같은 값으로 내주도록 예약해 두거나, 프린터 쪽 네트워크 설정에서 주소를 수동으로 못 박아 두는 편이 근본 해결이에요. 두 방법 모두 기기 모델마다 메뉴 이름이 달라서 각 제조사 안내를 따라야 해요.
포트 번호는 짐작으로 바꾸지 않기
RAW로 보낼 때 쓰는 기본 TCP 대상 포트는 9100이고 LPR 모드에서는 515로 인쇄해요. 프로토콜과 포트 번호는 짝이 맞아야 하니, 인쇄가 되던 프린터라면 프로토콜과 번호는 그대로 두고 주소만 고치는 게 안전해요. 둘을 동시에 바꾸면 무엇 때문에 되살아났는지도 알 수 없게 되죠.
주소가 맞는데도 오프라인이 남아 있으면 남는 후보는 상태를 읽는 길이에요. 표준 포트 모니터는 자세한 상태와 오류 보고에 SNMP를 쓰기 때문에, 프린터 쪽에서 SNMP가 꺼져 있거나 포트에 적힌 커뮤니티 이름이 프린터 설정과 다르면 인쇄는 되는데 상태만 읽히지 않는 모양이 됩니다. 이때는 포트 구성에서 SNMP 상태를 쓰지 않도록 바꿔 두면 표시가 정상으로 돌아오는 경우가 많아요. 대신 용지 없음 같은 자세한 오류 보고를 함께 포기하게 되니, 프린터 쪽에서 SNMP를 켤 수 있다면 그쪽이 먼저예요.
이 방법이 안 통하는 경우
주소를 맞추고 응답도 확인했는데 오프라인이 그대로거나, 새로 만든 포트에서도 똑같이 오프라인이면 포트 쪽 문제로 보기 어려워요. 그럴 때는 원인 C의 드라이버·스풀러와 원인 D의 윈도우 설정을 차례로 확인하면 됩니다. USB 프린터라면 애초에 이 섹션은 해당되지 않으니 바로 원인 C로 가면 돼요.
원인 C드라이버와 인쇄 스풀러 쪽 문제
'업데이트한 다음부터'라는 말이 붙으면 이 섹션이 1순위예요.
프린터 드라이버 호환성 문제는 윈도우를 업그레이드한 뒤, 업데이트를 설치한 뒤, 또는 그 윈도우 버전용으로 만들어지지 않은 드라이버를 쓴 뒤에 나타나요. 여기에 인쇄 스풀러가 얽히면 증상이 겹쳐 보여요. 스풀러는 윈도우의 모든 인쇄 작업을 관리하는데, 이게 멈추면 문서가 큐에 갇히고 프린터가 응답하지 않는 것처럼 보이니까요.
1내 윈도우 버전과 시스템 유형 확인하기
드라이버를 받기 전에 시작 > 설정 > 시스템 > 정보에서 윈도우 버전과 시스템 유형을 확인해요. 장치 사양의 시스템 유형에 ARM 기반 프로세서라고 적혀 있으면 ARM PC예요. ARM PC는 제조사가 준 설치 관리자로 프린터를 추가하거나 설치하지 못하는 문제가 알려져 있어서, 제조사가 ARM용 별도 안내를 주지 않았다면 설치 관리자 대신 설정에서 장치를 추가하는 쪽으로 가야 해요.
2윈도우로 드라이버 업데이트하기
시작 > 설정 > Bluetooth 및 장치 > 프린터 및 스캐너에서 프린터를 고르고 관리로 들어가면 드라이버 업데이트가 있어요. 화면 안내를 따라 마치고 다시 인쇄해 봐요. 프린터 드라이버를 받고 설치하고 갱신하는 권장 경로는 Windows 업데이트라서, 제조사 통합 프로그램을 돌리기 전에 이쪽을 먼저 쓰는 편이 사고가 적어요.
Windows 업데이트에서 드라이버를 찾지 못하면 제조사 지원 웹사이트에서 모델을 검색해 받아요. 이때 윈도우 버전과 시스템 유형이 맞는 파일을 골라야 해요. 받은 파일을 실행해 설치를 끝내고 PC를 다시 시작하면 되고, 브라우저 기본 설정이라면 파일은 다운로드 폴더에 들어가 있어요.
옛 버전용 드라이버로 되돌리지 않기
최신 드라이버가 아예 제공되지 않는 경우가 아니라면, 이전 윈도우 버전용이나 지원되지 않는다고 표시된 드라이버는 쓰지 않는 게 좋아요. 당장 인쇄가 되더라도 다음 윈도우 업데이트에서 같은 문제가 되돌아오는 자리예요.
3최근 업데이트가 원인이면 드라이버 롤백하기
드라이버를 갱신한 직후부터 오프라인이 시작됐다면 되돌리는 쪽이 빨라요. 장치 관리자를 열고 프린터 또는 인쇄 큐를 확장한 뒤 프린터를 마우스 오른쪽 단추로 클릭해 속성으로 들어가요. 드라이버 탭에 드라이버 롤백이 활성화되어 있으면 눌러 되돌리고 PC를 다시 시작해요. 이전 드라이버가 남아 있지 않으면 이 단추는 회색으로 비활성이에요.
4인쇄 스풀러 서비스 다시 시작하기
Windows 키와 R을 함께 누르고 services.msc를 입력해 Enter를 눌러요. 목록을 내려 인쇄 스풀러를 찾고 마우스 오른쪽 단추로 클릭해 다시 시작을 고르면 돼요.
서비스를 작업 표시줄 검색에서 찾아 여는 방법도 같아요. 검색 상자에 서비스를 입력하고 결과 목록에서 서비스를 고르면 같은 창이 열려요.
5그래도 남으면 스풀러를 지우고 초기화하기
앞 단계로 풀리지 않으면 스풀 파일을 지우고 서비스를 다시 올려요. 서비스 목록에서 인쇄 스풀러를 두 번 클릭해 중지를 누르고 확인을 고른 다음, 아래 폴더를 열어 안의 파일을 전부 삭제해요. 그 뒤 같은 창에서 시작을 누르고 시작 유형을 자동으로 둔 채 확인을 고르면 끝이에요.
경로를 작업 표시줄 검색 상자에 그대로 입력하면 결과 목록에 해당 폴더가 나와요.
스풀 폴더를 비우기 전에 확인할 것
이 폴더의 파일은 아직 인쇄되지 않은 작업이라 지우면 대기 중인 인쇄물이 함께 사라져요. 남길 문서가 있으면 미리 다시 저장해 두고, 서비스를 중지한 뒤에 지워야 해요. 스풀러가 돌아가는 동안에는 파일이 잠겨 삭제가 되지 않거나 반만 지워지는 경우가 있어요. 이런 시스템 쪽 작업은 중요 데이터를 먼저 백업한 다음 진행하는 편이 안전해요.
이 방법이 안 통하는 경우
드라이버를 새로 깔고 스풀러까지 초기화했는데 같은 프린터가 계속 오프라인이면 드라이버 쪽이 아니에요. 큐 창에 오프라인·일시 중지 표시가 붙어 있거나 기본 프린터가 엉뚱하게 잡혀 있으면 원인 D로, 공유기를 만진 뒤부터 시작된 일이라면 원인 B로 돌아가면 됩니다.
원인 D윈도우 설정이 오프라인으로 묶어 둔 경우
프린터도 네트워크도 멀쩡한데 윈도우가 스스로 오프라인을 켜 둔 상태예요.
윈도우에는 프린터를 일부러 오프라인으로 두는 기능이 있어요. 프린터가 없는 곳에서도 인쇄 명령을 미리 쌓아 두게 만든 장치인데, 한 번 켜지면 프린터가 돌아와도 스스로 풀리지 않아 오프라인 표시가 남아요. 큐에 실패한 작업이 잔뜩 쌓여 있거나 기본 프린터가 다른 장치로 잡혀 있을 때도 비슷하게 보이죠.
1쓰려는 프린터를 기본값으로 지정하기
시작 > 설정 > Bluetooth 및 장치 > 프린터 및 스캐너에서 프린터를 고르고 기본값으로 설정을 눌러요. 이 항목이 보이지 않으면 Windows에서 기본 프린터를 관리하도록 허용 쪽이 켜져 있는 상태예요. 기본 프린터를 직접 고르려면 그 기능을 끈 뒤에 지정해야 해요. 윈도우 10에서는 인쇄 큐 창의 프린터 메뉴에서 기본 프린터로 설정을 고르는 구조이고, 이때 안내 메시지가 뜨면 확인을 누르면 돼요.
2큐에 남은 작업을 전부 비우기
같은 화면에서 프린터를 고르고 열린 페이지에서 인쇄 큐 열기를 눌러요. 줄임표를 클릭하고 보류 중인 작업이 있으면 모두 취소를 고르면 돼요. 윈도우 10에서는 대기열 열기로 들어가 문서를 고른 뒤 취소하는 순서예요. 실패한 작업 하나가 앞을 막고 있으면 뒤에 쌓인 문서가 전부 멈추니, 남은 게 없게 비우는 편이 좋아요.
3'오프라인으로 프린터 사용' 체크를 해제하기
인쇄 큐 창의 프린터 메뉴에 인쇄 일시 중지와 오프라인으로 프린터 사용이 있어요. 두 항목 모두 선택 취소 상태여야 인쇄가 프린터까지 나가요. 하나라도 체크되어 있으면 프린터와 네트워크가 아무 문제 없어도 목록에는 오프라인으로 남아요.
이 체크가 저절로 켜지는 일도 있어요. 상태 조회가 여러 번 연속으로 실패하면 윈도우가 프린터를 오프라인으로 간주하고 표시를 바꾸기 때문에, 원인 B의 주소 문제가 먼저 있었다가 그 흔적으로 남는 경우가 꽤 됩니다. 그래서 체크를 풀어 정상으로 돌아왔는데 며칠 뒤 또 오프라인이 되면, 이 섹션이 아니라 포트 쪽을 다시 봐야 해요.
4프린터를 제거하고 다시 설치하기
설정의 프린터 및 스캐너에서 프린터를 고르고 제거를 누른 뒤 예를 선택해요. 다시 넣을 때는 같은 화면에서 프린터가 켜져 있고 연결된 것을 확인한 다음 프린터 또는 스캐너 추가 옆의 장치 추가를 눌러요. 자동으로 못 찾으면 수동으로 추가를 고르면 프린터를 찾는 다섯 가지 방법이 나오는데, 주소를 직접 넣고 싶을 때는 수동 설정으로 로컬 프린터 또는 네트워크 프린터 추가를 골라요.
수동 설정으로 들어가면 기존 포트 사용에서 지금 프린터가 붙은 포트를 고르거나 포트를 새로 만들 수 있고, 이어서 드라이버를 고르는 화면이 나와요. 디스크가 있으면 디스크 있음, 없으면 Windows 업데이트를 눌러 목록을 받은 뒤 왼쪽에서 제조사, 오른쪽에서 모델을 고르면 돼요. 마지막에 테스트 페이지 인쇄로 확인하고 마침을 누르면 설치가 끝나요.
보호된 인쇄 모드가 켜진 PC라면
Windows 보호 인쇄 모드는 타사 드라이버 설치를 막고 Mopria 인증 프린터에 맞춘 방식으로만 인쇄해요. 이 모드를 켜면 호환되지 않는 프린터는 제거되고 모드를 쓰는 동안에는 다시 설치할 수 없어요. 모드를 끄더라도 그 프린터는 자동으로 돌아오지 않아 수동으로 다시 설치해야 해요. 제조사 고유 기능은 인쇄 지원 앱으로 제공되고, 모드 설정은 로컬 그룹 정책 편집기의 컴퓨터 구성 > 관리 템플릿 > 프린터에 있는 Windows 보호 인쇄 구성에서 다뤄요. 그룹 정책을 건드리는 작업이라 회사 PC라면 관리자와 먼저 상의하는 편이 좋아요.
이 방법이 안 통하는 경우
체크를 다 풀고 큐를 비우고 프린터를 다시 설치했는데도 오프라인이 남으면, 윈도우 설정 문제로 보기는 어려워요. PC를 한 번 다시 시작해 프린터와 통신하는 서비스와 구성 요소를 새로 올려 보고, 그래도 같으면 다음 섹션의 절차로 드라이버와 포트 중 어느 쪽인지를 갈라야 해요.
드라이버 문제인지 포트 문제인지 가르는 법
한 번에 하나만 바꿔서 어느 쪽이 범인인지 확인하는 순서예요.
여기까지 왔는데도 오프라인이 남았다면 이제는 후보를 줄이는 작업이 필요해요. 요령은 간단해요. 한 번에 한 가지만 바꾸고 결과를 본다는 것이죠. 드라이버와 포트를 동시에 손대면 되살아나도 무엇 때문인지 알 수 없고, 다음에 같은 일이 생겼을 때 또 처음부터 시작하게 돼요.
1자동 문제 해결사를 먼저 돌리기
윈도우 11이라면 도움말 보기 앱에서 자동화된 프린터 문제 해결사를 실행해요. 진단이 자동으로 돌아가면서 흔한 프린터 문제를 스스로 손대 보기 때문에, 여기서 풀리면 아래 단계는 필요 없어요. 풀리지 않아도 손해는 없고, 어느 항목에서 걸렸는지가 단서로 남아요.
2네트워크가 살아 있는지 먼저 확정하기
프린터에서 뽑은 주소로 응답이 오는지 확인해요. 회신이 온다면 케이블·공유기·주소는 문제가 아니라는 뜻이라 후보가 포트 설정과 드라이버 둘로 줄어들어요. 회신이 없으면 드라이버는 아직 볼 필요가 없고 원인 A와 원인 B를 다시 훑는 게 맞아요.
3드라이버는 그대로 두고 포트만 새로 만들어 보기
같은 프린터를 하나 더 추가하면서 수동 설정으로 로컬 프린터 또는 네트워크 프린터 추가를 골라 표준 TCP/IP 포트를 지금 주소로 새로 만들고, 드라이버는 원래 쓰던 것과 같은 것을 골라요. 새로 만든 쪽에서 테스트 페이지가 나오면 포트 문제로 확정돼요. 새 포트에서도 오프라인이면 포트는 범인이 아니에요.
4포트는 그대로 두고 드라이버만 갈아 보기
이번에는 포트를 건드리지 않고 드라이버만 바꿔요. 프린터를 하나 더 추가할 때 기존 포트 사용으로 지금 포트를 그대로 고르고, 드라이버 고르는 화면에서 Windows 업데이트를 눌러 받은 목록에서 제조사와 모델을 골라요. 이쪽에서 인쇄가 되면 드라이버 문제예요.
5둘 다 아니면 스풀러와 프린터 쪽을 보기
새 포트로도, 새 드라이버로도 같은 증상이면 남는 곳은 인쇄 스풀러와 프린터 본체예요. 스풀러를 지우고 초기화한 뒤 PC를 다시 시작해 보고, 그래도 같으면 프린터 모델·윈도우 버전·언제부터 오프라인이 됐는지·이미 시도한 항목을 적어 제조사 고객센터에 문의하는 편이 빨라요.
판단 기준은 한 줄로 줄여도 남아요. 주소나 포트를 고쳐 살아나면 포트·네트워크 문제, 드라이버만 갈아 살아나면 드라이버 문제예요. 그리고 인쇄는 나오는데 표시만 계속 오프라인이면 둘 다 아니라 상태를 읽는 SNMP 쪽일 가능성이 가장 커요.
시험용으로 추가한 프린터는 남겨 두기
3번과 4번에서 만든 프린터를 곧바로 지우지 않는 편이 좋아요. 이름만 알아보기 쉽게 바꿔 두면 다음에 같은 증상이 왔을 때 어느 조합이 살아 있는지 비교할 기준이 되니까요. 프린터 이름은 개인이 알아보기 위한 것이라 원하는 대로 붙여도 인쇄에 영향이 없어요.
자주 묻는 질문
검색으로 많이 들어오는 질문을 확인된 내용으로만 답했어요.
Q.프린터는 켜져 있는데 윈도우에서만 오프라인이면 프린터 고장인가요?
A.그 표시만으로는 고장이라고 보기 어려워요. 오프라인은 윈도우가 프린터 상태를 확인하지 못했다는 뜻이라, 주소가 바뀌었거나 상태를 읽는 길만 막혀 있어도 같은 글자가 떠요. 프린터 화면 자체에 오류가 떠 있거나 "Printer in error state"가 함께 보이는 경우라면 프린터 쪽을 먼저 봐야 하죠.
Q.공유기를 바꾼 뒤부터 오프라인인데 프린터를 지우고 다시 설치해야 하나요?
A.먼저 프린터의 현재 주소를 확인해 포트에 적힌 주소와 대조해 보는 편이 빨라요. 두 값이 다르면 포트 구성에서 주소만 바꿔도 되살아나는 경우가 많아요. 다만 프린터가 새 공유기의 무선 네트워크에 아예 붙지 못한 상태라면 주소를 고쳐도 소용이 없으니, 프린터를 새 네트워크에 다시 연결하는 일이 먼저예요.
Q.'오프라인으로 프린터 사용' 항목이 어디 있는지 안 보여요.
A.설정 화면이 아니라 인쇄 큐 창의 프린터 메뉴에 있는 항목이에요. 프린터 및 스캐너에서 프린터를 고르고 인쇄 큐를 열어야 보여요. 윈도우 10과 11에서 큐를 여는 단추 이름이 각각 대기열 열기와 인쇄 큐 열기로 조금 달라서 못 찾는 경우가 많아요.
Q.인쇄 스풀러를 다시 시작하면 대기 중인 문서는 어떻게 되나요?
A.다시 시작만 하는 경우와 스풀 폴더를 비우는 경우가 달라요. 서비스를 다시 시작하는 것만으로는 큐가 유지될 수 있지만, %WINDIR%\system32\spool\PRINTERS 안의 파일을 지우면 아직 인쇄되지 않은 작업이 함께 사라져요. 남길 문서가 있으면 미리 다시 저장해 두는 편이 안전하죠.
Q.제조사 설치 프로그램이 새 노트북에서 아예 안 돌아가요.
A.ARM PC일 가능성이 있어요. 설정 > 시스템 > 정보의 장치 사양에서 시스템 유형에 ARM 기반 프로세서라고 적혀 있으면 그쪽이에요. 제조사가 준 설치 관리자로는 프린터를 추가하거나 설치할 수 없는 문제가 알려져 있어서, 제조사가 ARM용 별도 안내를 주지 않았다면 설치 관리자 대신 프린터 및 스캐너에서 장치 추가로 넣는 쪽을 따라가면 돼요.
원인 A부터 D까지 훑고 일곱 번째 섹션의 절차로 후보를 갈랐는데도 오프라인이 남는다면, 그다음은 프린터 펌웨어나 회사 네트워크 정책처럼 PC 밖에서 정해지는 영역이에요. 이럴 때는 무엇을 이미 시도했는지 적어 두고 제조사 고객센터나 사내 관리자에게 넘기는 쪽이 시간을 덜 써요. 반대로 인쇄가 되고 있고 목록의 표시만 걸리는 상황이라면 급하게 드라이버를 지울 이유는 없으니, 상태 조회 쪽만 손대 보고 지켜보는 선택도 있죠.
참고 문서 · Microsoft 지원 – Windows에서 오프라인 프린터 문제 해결
참고 문서 · Microsoft 지원 – Windows의 프린터 연결 및 인쇄 문제 해결
참고 문서 · Microsoft 지원 – Windows에서 프린터 드라이버 호환성 문제 해결
참고 문서 · Microsoft Learn – TCP/IP에 대한 표준 포트 모니터
※ 이 글은 정보 제공 목적이며, 기기·OS·프로그램 버전과 환경에 따라 해결 방법이 다를 수 있습니다. 레지스트리·시스템 파일 수정 등은 위험할 수 있으니 중요 데이터를 백업한 뒤 진행하시고, 해결되지 않으면 제조사 고객센터나 전문가에게 문의하세요.
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